Elke maandag begint hetzelfde. Je haalt de cijfers uit je statistiektool, plakt ze in je sheet en zoekt er een plaatje bij. Voor je het weet is de ochtend om en heb je nog geen woord geschreven. Het werk is niet moeilijk, het is vooral elke week precies hetzelfde. Dat is meteen de kans, want wat elke week hetzelfde verloopt, kan ook door iets anders gedaan worden.
Eerst opschrijven wat je elke week doet
Automatiseren op gevoel maakt van een vaag proces snellere chaos. Schrijf daarom eerst de stappen op zoals je ze nu met de hand doet. Zet erbij welke stap een vaste regel volgt en welke jouw oordeel vraagt. Alleen de stappen met een regel ga je automatiseren. Jouw oordeel blijft van jou, want juist die keuzes maken je werk waardevol. Op papier zie je bovendien vaak dat de halve klus uit één stap bestaat die je stiekem steeds herhaalt.
Een flow verbindt je tools zonder code
Een automatisering bestaat uit een trigger en een paar stappen. Er komt een aanvraag binnen en je sheet wordt meteen bijgewerkt, daarna krijg jij een melding. Met automatiseren met n8n zet je zo’n reeks in elkaar zonder te programmeren. De tool draait gratis op je eigen server en koppelt met honderden bekende diensten. Reken op een avond voor je eerste werkende flow, en op een paar avonden extra als je de foutafhandeling er goed in wilt hebben. Draait de flow, controleer dan de eerste weken het resultaat nog met de hand voordat je hem vertrouwt.
Vergeet de melding niet als iets faalt. Een flow die stilletjes stopt is erger dan geen flow, want jij denkt dat het werk gedaan is terwijl het stilvalt. Stuur dus een bericht naar jezelf als een stap mislukt, ook als dat onnodig voelt.
Korte clips maak je met een template en één bestand
Voor video geldt hetzelfde idee. Je ontwerpt één template in je eigen stijl en stuurt daarna alleen nog de inhoud mee. Met een JSON naar video API maak je van zo’n bestand in één keer een complete clip, bijvoorbeeld een feitje per kaart. Schrijf je nu eenmaal over geschiedenis of vorstenhuizen, dan staat zo’n kort feitje prima als kaart in een reeks clips. Je opent geen montageprogramma en elke video ziet er hetzelfde verzorgd uit.
Eerlijk mag het nadeel er hier ook bij. De eerste maanden kost bouwen en debuggen meer tijd dan het handmatige werk opleverde. En een dienst die verandert, breekt je flow op een ochtend waarop je er niet bij bent. Daarom begin je met de klus die je het vaakst doet en het minst leuk vindt, niet met de ingewikkeldste.
Pak vanavond pen en papier en schrijf de vijf stappen van je saaiste wekelijkse klus op. Wat er daarna geautomatiseerd kan, staat er dan gewoon op papier.